Geschäftsanschrift der GmbH oder UG ändern: Ablauf, Kosten und wann Sie den Sitz verlegen müssen

Sitzverlegung oder Adressänderung: Was ändert sich bei Ihnen?

Im Handelsregister stehen für Ihre Gesellschaft zwei Ortsangaben, und beide ändern sich auf unterschiedlichem Weg.

• Der Sitz (oder Satzungssitz) ist ein Ort, keine Straße. Ihre Satzung bestimmt ihn (§ 4a GmbHG), und er entscheidet, welches Registergericht Ihre Gesellschaft führt.
• Die inländische Geschäftsanschrift ist die deutsche Straßenanschrift im Register, unter der die Gesellschaft erreichbar ist und ihr Schriftstücke zugestellt werden können (§ 10 GmbHG).

Die Tabelle zeigt die vier Fälle einer Adressänderung: was sich jeweils ändert, was Sie anmelden, wer es erledigt und was es kostet. In den ersten beiden ändert sich nur die Straßenanschrift, und eine Anmeldung genügt. In den letzten beiden wird der Sitz verlegt; dann müssen die Gesellschafter zuerst eine Satzungsänderung beschließen.

Die Gebühren sind gerundet und netto, für eine Gesellschaft mit bis zu 3 Millionen € Stammkapital, ohne Auslagen des Notars und Umsatzsteuer – die genauen Beträge stehen unter was es kostet.

Die zweite Zeile wird oft übersehen. Das Gesetz verlangt nur, dass die Geschäftsanschrift im Inland liegt – nicht, dass sie im Ort des Sitzes liegt. Eine Berliner GmbH kann also eine Adresse in Hamburg nehmen und nur die neue Anschrift anmelden. Sie bleibt in Berlin eingetragen, behält ihre Registernummer und nennt auf ihren Geschäftsbriefen weiter Berlin als Sitz. Soll die Gesellschaft auch formal in die neue Stadt gehören – mit deren Registergericht und auf dem Briefkopf –, verlegen Sie auch den Sitz.

Welche Anforderungen eine handelsregistertaugliche Adresse erfüllen muss, erklärt unser Ratgeber zur ladungsfähigen Anschrift; wie sich Sitz, Geschäftsanschrift und Betriebsstätte unterscheiden, lesen Sie unter Firma ohne Büro anmelden.

Wie ändern Sie die Geschäftsanschrift der GmbH? Eine notarielle Anmeldung, kein Beschluss

1. Neue Adresse buchen und die Bestätigung des Anbieters einholen. Der Notar will sehen, dass die Gesellschaft die Adresse nutzen darf. Ein handelsregistertauglicher Anbieter stellt Ihnen dafür eine Nutzungsüberlassungserklärung auf den Namen der Gesellschaft aus.
2. Die Anmeldung vom Notar vorbereiten lassen. Ihr Geschäftsführer unterschreibt sie, und der Notar beglaubigt die Unterschrift – in der Kanzlei oder online per Video.
3. Der Notar reicht sie elektronisch beim Registergericht ein. Anmeldungen sind nur auf diesem Weg möglich; ohne Notar geht es nicht.
4. Das Gericht trägt die neue Anschrift ein. Danach kann sie jeder unter handelsregister.de einsehen.
5. Alle anderen informieren – siehe wer die neue Adresse noch braucht.

Ein Gesellschafterbeschluss ist nicht nötig, und an der Satzung ändert sich nichts. Freiwillig ist die Anmeldung aber nicht: Meldet eine Gesellschaft eine eintragungspflichtige Änderung nicht an, kann das Gericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 € festsetzen (§ 14 HGB).

Wie verlegen Sie den Sitz der GmbH in einen anderen Ort? Beschluss, neue Satzung, neue Eintragung

1. Die neue Adresse im neuen Ort buchen und die Nutzungsüberlassungserklärung des Anbieters einholen.
2. Die Gesellschafter beschließen, die Sitzklausel der Satzung zu ändern. Der Beschluss braucht drei Viertel der abgegebenen Stimmen und wird notariell beurkundet. Bei einer Ein-Personen-GmbH oder -UG beschließt der Alleingesellschafter allein.
3. Der Geschäftsführer meldet die Satzungsänderung und die neue Anschrift an, zusammen mit dem vollständigen neuen Wortlaut der Satzung und der Bescheinigung des Notars, dass er dem Beschluss entspricht. Meist bereitet der Notar beides im selben Termin vor.
4. Die Anmeldung geht an das Gericht des bisherigen Sitzes. Ist für den neuen Ort dasselbe Registergericht zuständig, prüft es die Verlegung und trägt sie ein. Ist ein anderes zuständig, schickt das bisherige Gericht die Akte an das neue, das die Verlegung in sein eigenes Register einträgt – unter einer neuen Registernummer (§ 20 HRV).
5. Der neue Sitz wird erst mit der Eintragung wirksam (§ 54 Abs. 3 GmbHG). Bis dahin nennen Sie auf Ihren Briefen weiter den alten Sitz, das alte Registergericht und die alte Nummer.
6. Informieren Sie das Finanzamt innerhalb eines Monats und alle anderen – siehe wer die neue Adresse noch braucht.

Geht das online? Ja, wenn alle Gesellschafter zustimmen: Ein einstimmiger Beschluss kann per Video beurkundet werden, und auch die Anmeldung lässt sich per Video beglaubigen. Sonst unterschreiben die Gesellschafter in der Kanzlei des Notars oder lassen sich mit Vollmacht vertreten. Wie Sie vom Ausland aus beim Notar unterschreiben, lesen Sie in GmbH gründen ohne Wohnsitz in Deutschland.

Was kostet eine Sitzverlegung oder Adressänderung? Erst die Gebühren, dann die neue Adresse

Die Gebühren stehen im Gesetz – die des Gerichts in der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV), die des Notars im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Deshalb verlangt jeder Notar für dieselbe Anmeldung dasselbe.

So kommen die Beträge zustande. Eine Anmeldung, die nur nötig ist, weil sich eine Anschrift geändert hat, hat einen Geschäftswert von 5.000 € (§ 105 Abs. 5 GNotKG); eine Satzungsänderung einer GmbH oder UG 1 % des Stammkapitals, mindestens 30.000 € (§ 105 Abs. 4, § 108 Abs. 1 GNotKG). Kommt die neue Anschrift in derselben Anmeldung hinzu, sind es 35.000 €. Die Notargebühr ist ein Bruchteil der Gebühr nach Tabelle B für diesen Wert – 2,0 für den Beschluss, 0,5 für den Entwurf der Anmeldung (mindestens 30 €) und 0,2 für die XML-Daten (mindestens 15 €). Das Gericht berechnet 45 € für eine neue Anschrift, 105 € plus 45 € für Sitz und Anschrift beim selben Gericht und 210 € beim neuen Gericht, womit die ganze Verlegung abgedeckt ist. Dazu kommen die Auslagen des Notars und 19 % Umsatzsteuer auf seine Gebühren. Eine Gesellschaft mit mehr als 3 Millionen € Stammkapital zahlt für die Sitzverlegung mehr; eine, deren Satzung noch das gesetzliche Musterprotokoll ist, zahlt weniger, weil der Mindestwert von 30.000 € für sie nicht gilt (§ 105 Abs. 6 GNotKG).

Die neue Adresse selbst ist der andere Kostenpunkt, und was Sie zum Start zahlen, zählt, solange die Änderung läuft. Bei Olea gibt es keine Einrichtungsgebühr und keine Kaution; bei monatlicher Abrechnung ist der erste Monat – von 69 € in der Zehdenicker Straße in Berlin bis 299 € in der Maximilianstraße in München – alles, was Sie zum Start zahlen. Siehe alle Standorte.

Wer bietet handelsregistertaugliche Adressen für eine bestehende GmbH?

Jeder Anbieter, dessen Tarif für einen Handelsregister-Eintrag taugt, eignet sich für eine bestehende Gesellschaft genauso wie für eine neue. Das sind die zehn Anbieter aus unserem Deutschland-Vergleich, geordnet nach dem Betrag, den Sie zum Start zahlen.

Preise ohne Umsatzsteuer, jeweils mit der kürzesten Laufzeit des handelsregistertauglichen Tarifs. Postbearbeitung, Arbeitsplätze und ausführliche Profile finden Sie im Ratgeber zum besten virtuellen Büro in Deutschland; was die einzelnen Gebühren zusammen ergeben, zeigt der Ratgeber Was kostet ein virtuelles Büro?.

Wie lange dauert es, und was gilt in der Zwischenzeit?

Für das Gericht gibt es keine gesetzliche Frist. Die Eintragung folgt in der Regel innerhalb weniger Wochen, nachdem der Notar die Anmeldung eingereicht hat. Eine Sitzverlegung zu einem anderen Registergericht dauert länger, weil zwei Gerichte beteiligt sind.

Die neue Adresse kann schon vor der Eintragung bereitstehen. Sie brauchen sie ohnehin vor dem Notartermin, für die Nutzungsüberlassungserklärung. Bei Olea buchen Sie online, durchlaufen die Prüfung von Identität und Eigentümerstruktur online – in der Regel innerhalb eines Werktags erledigt – und laden die Nutzungsüberlassungserklärung nach der Freigabe in Ihrem Kundenkonto herunter.

Lassen Sie an der alten Adresse Post annehmen, bis das Register die neue zeigt. Gerichte und Behörden können der Gesellschaft unter der eingetragenen Anschrift zustellen, und ein Brief, den dort niemand abholt, kann eine Frist in Gang setzen, ohne dass Sie davon wissen. Kündigen Sie die alte Adresse oder richten Sie eine Weiterleitung so ein, dass sie erst nach der Eintragung endet.

Wen müssen Sie über die neue Adresse informieren?

• Finanzamt – teilen Sie ihm die neue Adresse mit. Es bleibt Ihr Finanzamt, solange der Ort, von dem aus die Gesellschaft geleitet wird, nicht wechselt; eine Verlegung von Sitz oder Geschäftsleitung ist innerhalb eines Monats zu melden.
• Gewerbeamt, wenn die Gesellschaft ein Gewerbe betreibt – die Gewerbeanmeldung erfasst die Betriebsstätte, also den Ort, an dem das Geschäft tatsächlich betrieben wird, und Sie entscheiden, welche Adresse das ist. Zieht die Betriebsstätte um, reichen Sie eine Gewerbeummeldung ein; einen Umzug in eine andere Gemeinde zeigen Sie nur dem neuen Amt an, das das alte informiert (§ 14 Abs. 1 GewO).
• Impressum – die Anschrift, unter der die Gesellschaft niedergelassen ist, und nach einem Gerichtswechsel das neue Registergericht und die neue Registernummer (§ 5 DDG).
• Briefkopf, E-Mails und Rechnungen – auf Geschäftsbriefen stehen Sitz, Registergericht und Registernummer (§ 35a GmbHG).
• Bank, Zahlungsdienstleister und Marktplätze – Stripe, PayPal, Amazon und alle anderen, bei denen Ihre Geschäftsadresse hinterlegt ist.
• Verträge, Versicherer und Kunden – alle, die Ihnen schreiben.
• Google Unternehmensprofil, falls Sie eines haben.
• Transparenzregister – nein. Es erfasst Ihre wirtschaftlich Berechtigten, nicht die Adresse der Gesellschaft, und eine GmbH oder UG im Handelsregister meldet ihm keine Sitzverlegung. Aktualisieren Sie es nur, wenn sich die eigenen Angaben eines wirtschaftlich Berechtigten ändern.

Wie Olea dazu passt

Bei einem Adresswechsel ist die neue Adresse der erste Schritt: Der Notar kann nichts anmelden, bevor Sie die Adresse und die Bestätigung des Anbieters haben. Deshalb hilft eine Adresse, die sich schnell einrichten lässt und Sie nicht bindet, während das Register nachzieht. Olea verkauft handelsregistertaugliche Adressen in Business-Centern und Coworking-Spaces mit Personal vor Ort in Berlin, München, Hamburg, Frankfurt, Köln, Düsseldorf, Stuttgart, Hannover und Potsdam, für 69 bis 299 €/Monat.

• Online gebucht, alles auf der Website. Jede Adresse zeigt Preis, Postoptionen und Konditionen, bevor Sie buchen, und Sie wählen und bezahlen online.
• Keine Einrichtungsgebühr, keine Kaution, keine Mindestlaufzeit. Bei monatlicher Abrechnung ist der erste Monat alles, was Sie zum Start zahlen; die neue Adresse kostet Sie also einen Monat, während die Änderung läuft. Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 15 %.
• Compliance-Prüfung online, in der Regel innerhalb eines Werktags erledigt. Sie bestätigen Ihre Identität und die Eigentümerstruktur der Gesellschaft online. Nach der Freigabe laden Sie die Nutzungsüberlassungserklärung für den Notar in Ihrem Kundenkonto herunter.
• Eine Adresse, an die das Gericht zustellen kann, mit Räumen bei Bedarf. Ihr Firmenname steht am Briefkasten einer Adresse mit Personal vor Ort, mit unbegrenzter Postannahme und digitalem Postfach. Besprechungsräume, Arbeitsplätze und Tagesbüros lassen sich an den Adressen buchen. Arbeitsplätze buchen und bezahlen Sie bei Bedarf; sie sind nicht im Monatspreis enthalten.

Häufige Fragen

• Kann ich die Geschäftsadresse meiner GmbH ohne Notar ändern?

  Nein. Jede Anmeldung zum Handelsregister ist elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen (§ 12 Abs. 1 HGB), und das kann nur ein Notar. In die Kanzlei müssen Sie dafür aber nicht: Dieselbe Vorschrift lässt die Beglaubigung per Video zu. Der Geschäftsführer unterschreibt die Anmeldung (§ 78 GmbHG); die Pflicht, die neue Anschrift anzumelden, steht in § 31 Abs. 1 HGB.

• Kann eine GmbH ihre Geschäftsanschrift in eine andere Stadt verlegen, ohne den Satzungssitz zu ändern?

  Ja. Die Geschäftsanschrift muss im Inland liegen (§ 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG), nicht im Ort des Sitzes; Sie melden also nur die neue Anschrift an. Die Gesellschaft bleibt bei ihrem Registergericht, behält ihre Registernummer und nennt auf ihren Briefen weiter den alten Ort als Sitz (§ 35a GmbHG). Bei Olea kann diese Adresse in jeder von neun Städten liegen.

• Wechselt mit der neuen Adresse das Finanzamt oder die Gewerbesteuer-Gemeinde?

  Nicht von selbst. Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk die Gesellschaft geleitet wird; der Sitz entscheidet nur, wenn die Geschäftsleitung im Ausland liegt (§ 20 AO). Gewerbesteuer fällt dort an, wo die Gesellschaft eine Betriebsstätte unterhält (§ 4 GewStG), nicht dort, wo die Satzung den Sitz bestimmt. Eine Verlegung von Sitz oder Geschäftsleitung müssen Sie dem Finanzamt trotzdem innerhalb eines Monats mitteilen (§ 137 AO).

• Kann die Sitzverlegung komplett online erfolgen?

  Ja, wenn der Beschluss einstimmig ist. Nach § 53 Abs. 3 GmbHG kann ein einstimmiger Beschluss zur Satzungsänderung per Video beurkundet werden, wie bei einer Gründung (§ 2 Abs. 3 GmbHG), und die Anmeldung kann per Video beglaubigt werden (§ 12 Abs. 1 HGB). Ein Mehrheitsbeschluss, dem nicht alle Gesellschafter zustimmen, wird in der Kanzlei des Notars beurkundet. Auch die neue Adresse können Sie online buchen – jede Olea-Adresse.

• Was passiert mit Post an die alte Adresse?

  Sie zählt weiter. Willenserklärungen und Schriftstücke können der Gesellschaft unter der im Register eingetragenen Geschäftsanschrift zugestellt werden (§ 35 Abs. 2 GmbHG). Bis das Gericht die neue Anschrift einträgt, sollte also jemand an der alten Adresse Post annehmen, oder Sie lassen sie weiterleiten. Nach der Eintragung wird Ihnen unter der neuen Adresse zugestellt.

• Muss ich das Transparenzregister aktualisieren?

  Nein. Es erfasst für jeden wirtschaftlich Berechtigten Namen, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeiten sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (§ 19 Abs. 1 GwG) – nicht die Adresse der Gesellschaft. Eine Sitzverlegung melden ihm nur Gesellschaften, die nicht im Handelsregister stehen (§ 20 Abs. 2 GwG).