Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 12. März 2026
1. Verantwortlicher
Olea Office Ltd
[Adresse]
[PLZ Stadt]
Deutschland
E-Mail: datenschutz@oleaoffice.com
2. Übersicht der Verarbeitungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit als Anbieter von virtuellen Bürodienstleistungen (Geschäftsadressen und digitaler Postbearbeitung). Die wichtigsten Kategorien:
- Bestandsdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
- Vertragsdaten (Leistungen, Laufzeiten)
- Zahlungsdaten (Bankverbindung, Rechnungen)
- Identifikationsdaten (Ausweisdokumente für KYC)
- Kommunikationsdaten (E-Mails, Post)
- Nutzungsdaten (Zugriffsdaten, Logfiles)
3. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung
- Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertragserfüllung
- Art. 6 Abs. 1 lit. c – Rechtliche Verpflichtung
- Art. 6 Abs. 1 lit. f – Berechtigte Interessen
4. Bereitstellung der Website
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisch Daten des aufrufenden Rechners. Dies umfasst die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp und Betriebssystem.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website.
5. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.
6. Kundenkonto & Bestellung
Für die Nutzung unserer Dienstleistung erheben wir folgende Daten:
- Vor- und Nachname, Firmenname
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Rechnungsadresse
- Gewählter Standort und Tarif
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Zahlungsabwicklung
Zahlungen werden über Stripe, Inc. abgewickelt. Dabei werden Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartennummern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung.
8. Identitätsprüfung (KYC)
Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (insbesondere GwG) sind wir verpflichtet, Ihre Identität zu überprüfen. Hierzu erheben wir:
- Kopie eines Ausweisdokuments (Personalausweis oder Reisepass)
- Handelsregisterauszug (bei Unternehmen)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Anforderungen des GwG.
9. Postbearbeitung
Im Rahmen unserer digitalen Postbearbeitung scannen und digitalisieren wir an Ihre Geschäftsadresse gerichtete Post. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Dienstleistungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Scans werden verschlüsselt gespeichert und nach Vertragsende gemäß unserer Aufbewahrungsfristen gelöscht.
10. Cookies & Tracking
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, um die Grundfunktionen der Website sicherzustellen. Für analytische Zwecke setzen wir Cookies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
11. Drittanbieter
Wir nutzen folgende Drittanbieter-Dienste:
| Dienst | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vercel | Website-Hosting | Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Mapbox | Kartendarstellung | Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Sanity | Content-Management | Art. 6 Abs. 1 lit. f |
12. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Recht auf Information über verarbeitete Daten
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Recht auf Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung (Art. 17 DSGVO) – Recht auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Recht auf Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@oleaoffice.com.
13. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
- Vertragsdaten: Dauer des Vertragsverhältnisses + gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre gemäß HGB/AO)
- Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
- KYC-Dokumente: 5 Jahre nach Vertragsende (§ 8 GwG)
- Post-Scans: Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses + 90 Tage
- Server-Logfiles: 14 Tage
14. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.