Firma ohne Büro anmelden: GmbH, Gewerbe und Freiberufler

Welche Rechtsform braucht ein Büro?

Keine Rechtsform braucht Büroräume. Unterschiedlich ist, welche Anschrift die jeweilige Behörde erfasst – und wo ein virtuelles Büro passt.

Jede Rechtsform, die zusätzlich ein Gewerbe betreibt – auch eine GmbH oder UG, sobald sie ihre Tätigkeit aufnimmt –, meldet zusätzlich zum Registereintrag ein Gewerbe an. Nur Freiberufler sind davon ausgenommen.

Warum ohne Büro anmelden?

Für viele Gründer ist ein Büro ein Kostenfaktor und eine Verpflichtung, die das Unternehmen noch nicht braucht – und das Gesetz verlangt keines.

• Kosten und Bindung. Ein Gewerbemietvertrag bindet Sie an Miete, Kaution und eine feste Laufzeit, bevor das Unternehmen etwas verdient hat. Ein virtuelles Büro kostet weniger, und bei Olea gibt es keine Einrichtungsgebühr, keine Kaution und keine Mindestlaufzeit.
• Eine Adresse, die bleibt. Ihre Geschäftsadresse steht in Ihrem Handelsregister-Eintrag, Ihrem Impressum, auf Rechnungen und in Bank- und Steuerunterlagen. Ändert sie sich, muss jede dieser Stellen aktualisiert werden – bei einer GmbH wird die neue Geschäftsanschrift über den Notar zum Register angemeldet. Mit einem virtuellen Büro als Geschäftsadresse können Sie umziehen, von überall arbeiten oder später ein eigenes Büro beziehen und behalten dieselbe Adresse.
• Privatsphäre. Melden Sie Ihr Unternehmen zu Hause an, steht Ihre Privatadresse im Handelsregister (bei einer Gesellschaft) und in Ihrem Impressum.
• Von überall arbeiten. Auch wer remote oder aus dem Ausland arbeitet, braucht eine deutsche Anschrift, an der Post ankommt und Schriftstücke zugestellt werden können.

Im Folgenden erfahren Sie, was jede Behörde je nach Rechtsform verlangt.

GmbH und UG: Anforderungen an die Anschrift und virtuelle Büros

Welche Anschrift braucht eine GmbH oder UG?

Zwei Dinge – und keines davon ist ein Büro. Eine UG (haftungsbeschränkt) ist schlicht eine GmbH, die mit weniger als dem Mindeststammkapital gegründet wird (§ 5a GmbHG); alles Folgende gilt also auch für sie.

Der Sitz – ein Ort in Deutschland. Ihr Gesellschaftsvertrag muss einen Ort im Inland als Sitz der Gesellschaft bestimmen (§ 4a GmbHG). Das ist eine Gemeinde wie Berlin oder München, keine Straßenanschrift, und sie legt fest, welches Registergericht Ihre Akte führt. Sie wählen ihn selbst – meist den Ort, an dem Ihre Geschäftsadresse liegt. Eine spätere Sitzverlegung in eine andere Stadt erfordert eine notariell beurkundete Änderung des Gesellschaftsvertrags (§ 53 GmbHG); es lohnt sich also, eine Adresse zu wählen, die Sie behalten können.

Die inländische Geschäftsanschrift – eine deutsche Straßenanschrift. Die Anmeldung zum Handelsregister muss eine inländische Geschäftsanschrift angeben (§ 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG), und das Gericht trägt sie ins Register ein (§ 10 Abs. 1 GmbHG). Es geht darum, dass die Gesellschaft erreichbar ist: Den Geschäftsführern können dort Willenserklärungen und Schriftstücke zugestellt werden (§ 35 Abs. 2 S. 3 GmbHG). Sie muss also eine ladungsfähige Anschrift sein. Ein Postfach genügt nicht, ebenso wenig eine reine Weiterleitung ohne jemanden vor Ort. Unsere Ratgeber zur ladungsfähigen Anschrift und zur Geschäftsadresse erklären die Anforderungen im Detail und wie sich die Adressen unterscheiden.

Kann ich eine GmbH mit einem virtuellen Büro anmelden?

Ja, wenn es besetzt ist – ein besetztes virtuelles Büro ist eine ladungsfähige Straßenanschrift, und genau die verlangt das Register. Eine UG kann unter der Adresse eines virtuellen Büros eingetragen werden, auch wenn sie aus dem Homeoffice geführt wird (BMWK-Existenzgründungsportal, Expertenantworten, August 2020; Februar 2020).

Die Wahl ist wichtig, weil die Geschäftsanschrift öffentlich ist: Jeder kann sie kostenlos im Handelsregister einsehen. Melden Sie sich zu Hause an und ziehen später an eine Geschäftsadresse um, bleibt Ihre Privatadresse in der Registerhistorie sichtbar. Einen Anbietervergleich für Ihre Gründung finden Sie in unserem Ratgeber zur besten Geschäftsadresse für GmbH und UG.

Was prüfen Notar und Registergericht?

Der Notar reicht Ihre Anmeldung elektronisch ein und braucht dafür die Anschrift. In der Regel wird er einen Nachweis verlangen, dass Sie die Adresse nutzen dürfen – dafür gibt es die schriftliche Bestätigung des Anbieters (Nutzungsüberlassungserklärung). Das Gericht prüft, ob es sich um eine inländische Straßenanschrift handelt. Gesetzlich beizufügen sind der Gesellschaftsvertrag, die Bestellung der Geschäftsführer und die Gesellschafterliste (§ 8 Abs. 1 GmbHG) – ein Mietvertrag nicht.

Was entscheidet die Registeranschrift nicht?

Sie macht die Adresse weder zum Ort der Geschäftsleitung noch zu einer steuerlichen Betriebsstätte. Das beurteilt das Finanzamt danach, wo Sie tatsächlich arbeiten und Entscheidungen treffen (§§ 10, 12 AO). Und sie ersetzt nicht die Gewerbeanmeldung: Sobald die GmbH ihre Geschäftstätigkeit aufnimmt, meldet sie ihr Gewerbe an wie jedes andere Unternehmen.

Und bei e.K., OHG oder KG?

Für eingetragene Kaufleute und Personenhandelsgesellschaften gilt dieselbe Logik. Ein Kaufmann meldet den Ort und die inländische Geschäftsanschrift seiner Handelsniederlassung an (§ 29 HGB). Eine OHG meldet ihren Sitz und eine Geschäftsanschrift an, die in der EU liegen kann (§ 106 Abs. 2 Nr. 1 HGB); eine KG ebenso, zusätzlich mit ihren Kommanditisten (§ 162 HGB). Keine von ihnen braucht Büroräume.

Gewerbe: Anforderungen an die Anschrift und virtuelle Büros

Braucht man für eine Gewerbeanmeldung ein Büro?

Nein. Die Gewerbeanmeldung ist eine Anzeige, keine Genehmigung: Wer ein stehendes Gewerbe beginnt, zeigt das der zuständigen Behörde gleichzeitig an (§ 14 Abs. 1 GewO). Zuständig ist das Gewerbeamt der Gemeinde, in der der Betrieb seine Betriebsstätte hat – in Berlin das Ordnungsamt des Bezirks, in München das Kreisverwaltungsreferat.

Welche Anschrift gehört in die Gewerbeanmeldung?

Ihre Betriebsstätte – die feste Einrichtung, von der aus das Gewerbe tatsächlich ausgeübt wird (§ 4 Abs. 3 GewO). Entscheidend ist das Wort „tatsächlich“: Geben Sie die Anschrift an, die Ihrem tatsächlichen Betrieb entspricht. Betreiben Sie einen Onlineshop oder eine Beratung von zu Hause aus, ist das Ihre Wohnung. Eine Werkstatt, Küche, ein Salon oder Laden ist eine Betriebsstätte, ganz gleich, wohin Ihre Post geht, und wird als solche angemeldet.

Wo passt ein virtuelles Büro für Einzelunternehmer?

Als Ihre Geschäftsadresse. Impressum, Rechnungen, Verträge, Briefkopf und Post vom Finanzamt können eine Geschäftsadresse tragen, die nicht Ihr Arbeitsort ist – so hält ein virtuelles Büro Ihre Privatadresse davon fern. Beachten Sie, dass Name, betriebliche Anschrift und Tätigkeit aus Ihrer Gewerbeanmeldung veröffentlicht werden dürfen (§ 14 Abs. 5 GewO).

Was verlangt das Gewerbeamt?

Ein Ausweisdokument und bei einer Gesellschaft den Registerauszug; Erlaubnisse und einen Aufenthaltstitel nur, wenn Ihr Gewerbe oder Ihr Status sie erfordert. So steht es in der Liste der Stadt München (Landeshauptstadt München, Gewerbe-Anmeldung), und in Berlin gilt inhaltlich dasselbe (IHK Berlin, Gewerbeanzeige). Einen Mietvertrag verlangt keine der beiden Stellen.

Freiberufler: Anmeldung beim Finanzamt und Ihre Adresse

Müssen Freiberufler ein Gewerbe anmelden?

Nein – und genau diese Frage wird am häufigsten falsch beantwortet. Die freien Berufe – Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Übersetzer, Künstler, Schriftsteller, Lehrer und „ähnliche Berufe“ – erzielen Einkünfte aus selbständiger Arbeit, nicht aus Gewerbebetrieb (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Eine Tätigkeit ist nur dann ein Gewerbebetrieb, wenn sie kein freier Beruf ist (§ 15 Abs. 2 EStG). Also: kein Gewerbeamt, kein Gewerbeschein und keine Gewerbesteuer.

Wie melden Sie sich stattdessen an?

Sie teilen dem Finanzamt die Aufnahme Ihrer Tätigkeit mit (§ 138 Abs. 1 S. 3 AO), indem Sie innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER ausfüllen. Das Finanzamt vergibt Ihnen dann Ihre Steuernummer (BMWK-Existenzgründungsportal, Freie Berufe). Kammerberufe – Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten – melden sich zusätzlich bei ihrer Kammer an, und eine Partnerschaftsgesellschaft wird ins Partnerschaftsregister eingetragen.

Welche Anschrift gehört in den Fragebogen?

Zwei: die Anschrift, unter der das Finanzamt Ihnen schreiben kann – Ihre Geschäftsanschrift, die ein virtuelles Büro sein kann –, und der Ort, an dem Sie tatsächlich arbeiten, denn danach richtet sich, welches Finanzamt zuständig ist und wo Sie besteuert werden (§§ 10, 12 AO). Eine Übersetzerin, die in ihrer Wohnung arbeitet und ihre Post über ein virtuelles Büro in derselben Stadt erhält, gibt beides an. Dieselbe Geschäftsadresse kann auf ihrer Website, ihren Rechnungen und Verträgen stehen – so bleibt ihre Privatadresse privat.

Was, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Freiberufler sind?

Viele Gründer bewegen sich an der Grenze – etwa eine Designerin, die auch Drucke verkauft, oder ein Berater, der auch Verträge vermittelt. Im Zweifel entscheidet das Finanzamt (und manchmal das Gewerbeamt) bei der Anmeldung, ob Ihre Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist (BMWK-Existenzgründungsportal). Beschreiben Sie genau, was Sie tun, und überlassen Sie die Einordnung der Behörde. Wer „sicherheitshalber“ ein Gewerbe anmeldet, löst Pflichten zu Gewerbesteuer und IHK-Mitgliedschaft aus, die möglicherweise gar nicht bestehen.

Sitz, Geschäftsanschrift und Betriebsstätte erklärt

Diese drei Begriffe werden leicht verwechselt, und jeder bedeutet etwas anderes:

• Sitz – die Gemeinde, die im Gesellschaftsvertrag einer GmbH genannt ist. Ein Ort, keine Straße.
• Geschäftsanschrift – die Straßenanschrift im Handelsregister, unter der der Gesellschaft zugestellt werden kann, und die Anschrift, an die das Finanzamt schreibt.
• Betriebsstätte – der feste Ort, von dem aus das Unternehmen tatsächlich geführt wird. Im Gewerberecht der Ort, an dem das Gewerbe wirklich ausgeübt wird; im Steuerrecht jede feste Einrichtung, die dem Unternehmen dient – allen voran der Ort der Geschäftsleitung.

Ein virtuelles Büro liefert die Geschäftsanschrift, meist in dem Ort, den Sie als Sitz wählen. Die Betriebsstätte ist dort, wo Sie das Unternehmen tatsächlich führen. Unser Ratgeber Was ist eine Geschäftsadresse? erklärt die Begriffe ausführlich.

Checkliste: Was jede Behörde braucht

Wie Olea dazu passt

Das virtuelle Büro von Olea ist eine besetzte Straßenanschrift mit Ihrem Firmennamen am Briefkasten, einem digitalen Postfach und Arbeitsplätzen, die Sie im selben Gebäude buchen können. Damit ist abgedeckt, worauf es auf dieser Seite immer wieder ankommt: Sie sind erreichbar, Ihre Post kommt an, und es gibt einen Ort, an dem Sie tatsächlich arbeiten können.

• Ihre Geschäftsadresse, ganz gleich welche Rechtsform. Die inländische Geschäftsanschrift für Ihren Handelsregister-Eintrag, meist in dem Ort, den Sie als Sitz wählen; Ihre Anschrift für das Finanzamt; und die Adresse in Ihrem Impressum, auf Rechnungen und in Verträgen.
• Die Bestätigung, die der Notar verlangt. Sobald Identitäts- und Eigentümerprüfung abgeschlossen sind, steht Ihre Nutzungsüberlassungserklärung in Ihrem Kundenkonto zum Download bereit.
• Post, die Sie überall erreicht. Zu jeder Adresse gehört ein digitales Postfach: Die Post wird wöchentlich gescannt, fünf Scans pro Monat sind inklusive, danach kostet jeder Brief 0,79 €, und jeder gescannte Brief kann für 1 € zzgl. Porto weitergeleitet werden. Alternativ zum digitalen Postfach bieten die meisten Adressen auch kostenlose Abholung oder eine regelmäßige Weiterleitung der Originale ab 10 €/Monat.
• Ein Arbeitsplatz, wenn Sie einen brauchen. Besprechungsräume, Coworking-Plätze und Einzelbüros lassen sich an der Adresse buchen.

Die virtuellen Büros von Olea gibt es ab 69 €/Monat zzgl. MwSt., ohne Einrichtungsgebühr, Kaution oder Mindestlaufzeit, an 18 Adressen in Berlin, München, Frankfurt, Hamburg, Düsseldorf, Stuttgart und Hannover. Wie Olea im Vergleich zu anderen Anbietern abschneidet, zeigt unser Ratgeber zum besten virtuellen Büro in Deutschland; wofür sich die Adresse sonst noch nutzen lässt, erklärt unser Ratgeber zum virtuellen Büro als Geschäftsadresse.

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