Was kostet ein virtuelles Büro in Deutschland?

Was kostet ein virtuelles Büro im Monat, zum Start und im ersten Jahr?

Mit dem Monatspreis wirbt jeder Anbieter, doch über Ihr Budget entscheidet er selten. Die Tabelle zeigt drei Zahlen nebeneinander: die Monatsgebühr, den Betrag, den Sie zum Start brauchen, und die Kosten im ersten Jahr.

Jeder Anbieter ist mit der kürzesten Laufzeit des Tarifs berechnet, der sich für einen Handelsregister-Eintrag nutzen lässt. Zum Start fällig sind die erste Zahlung samt aller im Voraus gezahlten Monate sowie eine etwaige Einrichtungsgebühr und Kaution. Das erste Jahr umfasst zwölf Monate zu diesem Preis plus Einrichtung und Scans bei fünf Briefen im Monat; eine rückzahlbare Kaution ist darin nicht enthalten. Alle Beträge verstehen sich ohne Umsatzsteuer. Die Tabelle ist nach dem Betrag zum Start sortiert.

Wo der Preis je nach Adresse schwankt, beziehen sich der Betrag zum Start und die Kosten im ersten Jahr auf eine Adresse: Olea in der Zehdenicker Straße in Berlin, Clevver in Berlin, Hamburg oder München, Office Club und CONTORA an ihrer günstigsten Adresse, Satellite Office in Berlin und ecos in München. Regus verkauft keinen Virtual-Office-Tarif, der sich für die Eintragung einer Firma in Deutschland nutzen lässt; dafür ist ein Einzelbüro nötig, das individuell bepreist wird. Wie diese Anbieter bei Eintragung, Post, Flexibilität und Standorten abschneiden, zeigt unser Ratgeber zum besten virtuellen Büro in Deutschland.

Wovon hängt der Preis ab? Vor allem vom Standort

Nichts beeinflusst den Preis so stark wie der Standort. Die beiden niedrigsten Kosten im ersten Jahr gehören zu einzelnen Adressen in Kleinstädten: Dahn in Rheinland-Pfalz und Kamp-Lintfort in Nordrhein-Westfalen. In den Großstädten zahlen Sie zuerst für die Stadt, dann für den Stadtteil und dann für das Gebäude.

Das zeigen die Preise von Olea selbst: Jede Olea-Adresse umfasst dieselbe Grundleistung, nur der Standort verändert den Preis. In Berlin sind es 69 €/Monat in der Zehdenicker Straße am Rosenthaler Platz, 149 € am Potsdamer Platz und 169 € am Pariser Platz am Brandenburger Tor. In München sind es 99 € in der Erika-Mann-Straße und 299 € in der Maximilianstraße gegenüber der Bayerischen Staatsoper; im Frankfurter Bankenviertel 199 € bis 269 € in den Hochhäusern.

Vergleichen Sie also Gleiches mit Gleichem: zuerst Adressen in der Stadt und dem Stadtteil, die Sie suchen, dann die Gebühren, die hinzukommen.

Welche Kosten kommen zum Monatspreis hinzu?

Monatsgebühr. Die Gebühr für die Adresse selbst, je Adresse und nicht je Stadt berechnet. In diesem Vergleich reicht sie bei der kürzesten Laufzeit von 39,99 € bis 199 €/Monat und in den teuersten Centern bis 350 €.

Einrichtungsgebühr. Eine einmalige Gebühr zum Start. Die meisten Anbieter hier verlangen keine; Office Club berechnet 49 €. Satellite Office nennt auf Anfrage 99 €.

Kaution. Eine rückzahlbare Summe, die für die Dauer des Vertrags hinterlegt wird. Clevver, CONTORA und Satellite Office verlangen drei Monatsgebühren, ecos meist drei Bruttomonatsgebühren. Sie erhalten die Kaution am Ende zurück, brauchen sie aber zum Start, und sie ist gebunden, solange Sie bleiben.

Vorauszahlung und Mindestlaufzeit. Eine Mindestlaufzeit verpflichtet Sie, so viele Monate zu bezahlen; bei einer Vorauszahlung zahlen Sie sie auf einmal. Die kürzeste Laufzeit bei Clevver sind drei Monate im Voraus, bei Office Club drei Monate mit monatlicher Zahlung und bei Smarvo zwölf Monate mit monatlicher Zahlung. Längere Laufzeiten senken den Monatspreis – Clevver Berlin kostet bei zwölf Monaten 59,95 € statt 79,95 € bei drei –, erhöhen aber die Summe, zu der Sie sich verpflichten.

Scans und Weiterleitung. Sie entscheiden darüber, ob Sie Ihre Post überall sehen oder persönlich abholen müssen. Manche Anbieter haben Scans im Preis (YourGermanAddress, Smarvo, Teeberg, Clevver, Olea bis zu fünf Briefe im Monat); andere berechnen sie extra, von 0,50 € pro Brief bei ecos bis 79 €/Monat für das Postpaket von CONTORA. Die Weiterleitung der Originale kostet fast immer extra, plus Porto.

Arbeitsplätze. Besprechungsräume, Schreibtische und Einzelbüros. Office Club enthält im Preis einen Flex-Desk-Tag und vier Stunden im Besprechungsraum pro Monat – ein Grund, warum es mehr kostet. Bei den meisten anderen Anbietern, auch bei Olea, buchen Sie Arbeitsplätze bei Bedarf und zahlen nur, wenn Sie buchen.

Umsatzsteuer. Alle Preise in diesem Ratgeber verstehen sich ohne Umsatzsteuer, wie in den Preislisten der Anbieter. Die Umsatzsteuer beträgt in Deutschland 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen zieht sie als Vorsteuer ab; ein Kleinunternehmer kann das nicht, für ihn sind die 19 % echte Kosten.

Warum sind manche virtuellen Büros so viel günstiger?

Weil die günstigsten Tarife reine Postanschriften sind, keine Adressen, unter denen Sie eine Firma eintragen können. Sechs der zehn Anbieter in diesem Vergleich verkaufen einen günstigeren Tarif, der sich nicht für einen Handelsregister-Eintrag eignet:

Diese Tarife geben Ihnen eine Adresse für Briefe, Rechnungen und manchmal Ihr Impressum, aber keine, unter der eine GmbH oder UG eingetragen werden kann. Regus sagt das deutlich: Seine „Virtual Office plans … cannot be used for a registered business address in Germany“ (Regus-Regeln).

Wenn Sie eine Firma gründen oder umziehen, vergleichen Sie deshalb den handelsregistertauglichen Preis. Eine Adresse für 9 € ist keine günstigere Version einer Adresse für 59 €, sondern ein anderes Produkt. Was eine Adresse für das Register tauglich macht, erklärt unser Ratgeber dazu, was eine ladungsfähige Anschrift ist.

Was kostet ein virtuelles Büro in Berlin, München, Hamburg und Frankfurt?

Das sind die günstigsten handelsregistertauglichen Adressen in jeder Stadt aus unseren Städte-Ratgebern, mit dem Betrag, der jeweils zum Start fällig ist.

Olea hat außerdem Adressen in Köln (219 €), Düsseldorf (179 €), Hannover (159 €), Potsdam (179 €) und Stuttgart (149–239 €). Alle Adressen und lokalen Angebote finden Sie in den Ratgebern zu Berlin, München, Hamburg und Frankfurt.

Was kostet das erste Jahr? Zwei Rechenbeispiele

Mit der Monatsgebühr werben die Anbieter, doch sie ist nicht das, was Sie bezahlen. Über Ihr Budget entscheiden zwei andere Zahlen: der Betrag, den Sie zum Start brauchen, und die Summe für das erste Jahr, wenn Einrichtungsgebühren und Scans hinzukommen. Und weil der Standort den Grundpreis bestimmt, sind diese Zahlen nur aussagekräftig, wenn Sie Adressen derselben Art vergleichen – eine zentrale Adresse mit einer zentralen, eine Toplage mit einer Toplage.

Angenommen, Sie gründen eine UG in Berlin, brauchen eine Adresse für das Handelsregister, erhalten etwa fünf Briefe im Monat und möchten nach einem Jahr frei wechseln können.

Eine zentrale Adresse in Mitte

Eine Adresse in Toplage

In Toplage zählen die zusätzlichen Gebühren mehr als der Monatspreis. Satellite Office nennt auf Anfrage eine Einrichtungsgebühr von 99 €, eine Kaution von drei Monatsgebühren und 39 €/Monat für Scans – zum Start sind also 815 € fällig. Am Pariser Platz enthalten die 169 € von Olea das digitale Postfach mit fünf Scans im Monat, ohne Einrichtungsgebühr oder Kaution; zum Start zahlen Sie nur den ersten Monat.

Was das für Ihr Budget bedeutet. In beiden Beispielen liegen die Monatsgebühren höchstens 11 € auseinander, doch der Betrag zum Start ist etwa fünf- bis siebenmal so hoch und das erste Jahr um 131,40 € bis 687 € teurer. Die Extras – Vorauszahlung, Kaution, Einrichtungsgebühr und kostenpflichtige Scans – machen bei virtuellen Büros den eigentlichen Kostenunterschied aus. Rechnen Sie deshalb das ganze erste Jahr durch, bevor Sie sich entscheiden. Eine Adresse in Toplage muss diese Extras nicht mit sich bringen: Ohne Einrichtungsgebühr und Kaution und mit inklusiven Scans zahlen Sie am Pariser Platz nur für die Adresse selbst mehr.

Was kostet Olea?

Die 21 Adressen von Olea in neun Städten kosten je nach Adresse 69 € bis 299 €/Monat: von praktischen Adressen wie der Zehdenicker Straße in Berlin-Mitte bis zu repräsentativen Gebäuden wie dem Pariser Platz am Brandenburger Tor und dem TaunusTurm in Frankfurt. Jede Adresse liegt in einem Business-Center mit Personal oder einem Coworking-Space und lässt sich für Ihren Handelsregister-Eintrag und Ihr Impressum nutzen.

• Keine Einrichtungsgebühr, Kaution oder Mindestlaufzeit. Bei monatlicher Abrechnung zahlen Sie zum Start nur die erste Monatsgebühr.
• Jährliche Abrechnung ist 15 % günstiger, für das ganze Jahr abgerechnet: 59 €/Monat in der Zehdenicker Straße, also 708 € im Jahr statt 828 €.
• Ihre Post, wo immer Sie sind. Jede Adresse umfasst unbegrenzte Postannahme und ein digitales Postfach mit Briefumschlag-Vorschau, fünf Scans im Monat inklusive, danach 0,79 € pro Brief. Jeden gescannten Brief können Sie für 1 € plus Porto weiterleiten lassen. An den meisten Adressen wählen Sie stattdessen kostenlose Abholung oder regelmäßige Weiterleitung ab 10 €/Monat.
• Arbeitsplätze, wenn Sie sie brauchen. Besprechungsräume und Tagesbüros lassen sich an jeder Adresse buchen, Schreibtische an den meisten. Arbeitsplätze buchen und bezahlen Sie bei Bedarf; im Monatspreis sind sie nicht enthalten.

Alle Standorte und Preise im Überblick.

Häufige Fragen

• Kommt bei virtuellen Büros noch Umsatzsteuer hinzu?

  Ja, bei fast jedem Preis, den Sie sehen. Anbieter nennen die Preise für virtuelle Büros netto, und es kommen 19 % deutsche Umsatzsteuer hinzu. Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen zieht sie als Vorsteuer ab, sodass sie am Ende nichts kostet; ein Kleinunternehmer kann das nicht – für ihn kostet eine Gebühr von 69 € dann 82,11 €.

• Gibt es bei virtuellen Büros versteckte Kosten?

  Selten versteckt, aber oft nicht im beworbenen Preis enthalten. Rechnen Sie eine Einrichtungsgebühr (49 € bei Office Club), eine Kaution (drei Monatsgebühren bei Clevver und CONTORA), separate Scangebühren (von 0,50 € pro Brief bei ecos bis 79 €/Monat bei CONTORA), Weiterleitung plus Porto und bei manchen lokalen Anbietern eine Gebühr für die Identitätsprüfung hinzu. Manche nennen sie nur auf Anfrage: Die Einrichtungsgebühr von 99 €, die Kaution und die Scans für 39 €/Monat bei Satellite Office stehen nicht auf den Preisseiten. Olea verlangt keine Einrichtungsgebühr oder Kaution, die Postannahme ist unbegrenzt und fünf Scans im Monat sind inklusive.

• Spielt der Standort des virtuellen Büros für eine GmbH eine Rolle?

  Für das Register nicht – jede Adresse, die sich für das Handelsregister nutzen lässt, genügt. Die Adresse steht aber in Ihrem Registereintrag, Ihrem Impressum und auf Ihren Rechnungen. Kunden, Banken und Geschäftspartner verorten Ihr Unternehmen dort, und dort treffen Sie sie, wenn Sie einen Raum buchen. Deshalb kostet eine zentrale Adresse in der Stadt, in der Sie arbeiten, mehr als eine in einer Kleinstadt. Jede Olea-Adresse liegt in einem Business-Center mit Personal oder einem Coworking-Space in einer von neun Städten, ab 69 €/Monat in Berlin-Mitte.

• Muss man für ein virtuelles Büro eine Kaution zahlen?

  Nicht bei jedem Anbieter. Clevver, CONTORA und Satellite Office verlangen eine Kaution von drei Monatsgebühren, ecos meist drei Bruttomonatsgebühren; Olea, YourGermanAddress und Smarvo verlangen keine. Eine Kaution erhalten Sie zum Vertragsende zurück, Sie müssen sie aber zum Start aufbringen – 239,85 € bei Clevver in Berlin, 507 € bei CONTORA. Bei Olea gibt es weder Kaution noch Einrichtungsgebühr; bei monatlicher Abrechnung zahlen Sie zum Start nur den ersten Monat.

• Was kostet eine handelsregistertaugliche Adresse in Berlin oder München?

  Das hängt vom Stadtteil und vom Gebäude ab. In Berlin kosten die Adressen von Olea 69 €/Monat am Rosenthaler Platz in Mitte, 95 € in der Torstraße, 149 € am Potsdamer Platz, 169 € am Brandenburger Tor und 219 € am Kurfürstendamm. In München kosten die drei Olea-Adressen in der Maxvorstadt 99 € bis 199 €, die Maximilianstraße gegenüber der Bayerischen Staatsoper 299 €. Bei Olea zahlen Sie zum Start nur den ersten Monat; andere Anbieter in jeder Stadt finden Sie in der Städtetabelle oben.